Ini Jawabannya! Fungsi Pengawasan Kuantitas dan Kualitas dalam Manajemen - Simpulin

Fungsi pengawasan (controlling) menjadi fungsi yang terakhir dalam suatu manajemen. Usman (2011) mengartikan fungsi pengawasan atau controlling sebagai aktivitas untuk menemukan, mengoreksi penyimpangan-penyimpangan penting dalam hasil yang dicapai dar iaktivitas-aktivitas yang direncanakan. Sementara itu, menurut G.R. Terry, pengawasan adalah proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu dilakukan perbaikan perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar. Berhubungan dengan fungsi pengawasan, Mimin mendapatkan sebuah pertanyaan mengenai fungsi pengawasan kuantitas dan kualitas dalam manajemen. Berikut pertanyannya beserta jawabannya:

Pertanyaan :

Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen untuk menjamin agar apa yang dilaksanakan atau hasil yang dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Pengawasan sendiri sebagai suatu proses tentunya melalui tahapan-tahapan pula, sehingga proses pengawasan itu dapat dilihat sebagai suatu sistem, yang kesemuanya akan memberikan informasi beserta data yang diperlukan bagi perbaikan perencanaan selanjutnya. Pengawasan kuantitas mengikuti aliran sistem, perolehan bahan-bahan mentah dari berbagai sumber (input), pengolahan terhadap input (proses), hasil dari pengolahan tersebut yang disebut produk atau jasa (output). Inti pengawasan kualitas dimaksudkan agar kualitas barang yang dihasilkan memenuhi atau sesuai baik fungsi barangnya.

Silahkan diskusikan tentang fungsi pengawasan kuantitas dan kualitas dalam Manajemen

Jawaban :

Fungsi pengawasan atau controlling merupakan suatu proses yang menjamin tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai sesuai dengan apa yang sudah direcanakan. Pengawasan dalam manajemen memiliki peranan yang sangat penting pada pelaksanaan suatu organisasi mapupun perusahaan, apalagi jika organisasi tersebut memiliki banyak anggota dan karyawan di dalamnya. Karena dasarnya, pengawasan dilakukan agar memungkinkan tindakan penyelewengan dan penyimpangan dalam organisasi bisa dihindari. Dalam hal ini, tentu pengawasan menjadi tekanan sendiri bagi karyawan dan orang-orang di dalam organisasi agar mereka tetap melakukan pekerjaan sesuai perintah tanpa ada niat melakukan penyelewengan demi kepentingan pribadi, sehingga fungsi ini dapat membantu organisasi dalam memenuhi target dan tujuan yang hendak dicapai.

Melalui penjelasan di atas, kita dapat identifikasi fungsi pengawasan dalam manajemen ke dalam poin-poin, sebagai berikut:

• Pengawasan berfungsi mengevaluasi target dan pencapaian, apakah sesuai dengan yang direncanakan atau tidak.
• Pengawasan dapat membantu organisasi dalam mengambil keputusan dan koreksi terhadap penyimpanan yang terjadi.
• Pengawasan berfungsi meningkatkan rasa tanggung jawab karyawan terhadap tugas dan wewenang yang diberikan oleh organisasi.
• Pengawasan berfungsi mendidik level manajemen agar karyawan atau anggota dapat menjalankan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku.
• Pengawasan berfungsi mencegah adanya penyimpangan, penyelewengan, dan kelalaian karyawan yang bisa merugikan perusahaan.

Selain itu, fungsi pengawasan juga memiliki beberapa unsur atau komponen yang terdapat di dalamnya, di antaranya adalah 

• Lingkungan pengawasan. Komponen tersebut merupakan unsur dasar dari proses pengawasan, yang mana di dalam lingkungan tersebut, sikap disiplin dan struktur organisasi sangat dijunjung tinggi.
• Kegiatan pengawasan. Kegiatan pengawasan ini merupakan kebijakan organisasi yang dilakukan dengan memperhatikan prosedur.
• Komunikasi dan informasi. Kegiatan ini meliputi berbagai komponen seperti sistem akuntansi berupa laporan keuangan organisasi atau perusahaan.
• Pemantauan atau monitoring, merupakan proses penilaian kinerja karyawan atau anggota yang menjadi bagian dari pengawasan.

Dalam mengimplementasikan dungsi pengawasan, ada beberapa proses atau tahapan yang harus dilakukan, di antaranya

1. Penetapan Standar Pelaksanaan

Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai tolak ukur atau standar dalam penilaian hasil-hasil, tujuan, sasaran, kuota, dan target pelaksanaan. Ada tiga bentuk standar yang umum digunakan dalam manajemen. Adapun standar tersebut, terdiri dari:

• Standar fisik, meliputi barang atau jasa, jumlah langganan atau kualitas produk.
• Standar moneter, yang berkaitan dengan rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan dan sejenisnya.
• Standar waktu, yang meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan. 

2. Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Proses ini memiliki artian dalam melakukan pengukuran dan pelaksanaan kegiatan harus berdasarkan periode waktu, bentuk pengukuran, dan siapa yang terlibat dalam pengukuran.

3. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Tahapan ini dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu denga

• Pengamatan (observasi)
• Laporan-laporan (reports)
• Metode-metode otomatis (automatic methods)
• Inspeksi pengujian (test) dengan mengambil sample

4. Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisis Penyimpangan

Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisis penyimpangan memiliki maksud untuk membandingkan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan, yang mana dalam hasilnya memungkinkan adanya penyimpangan-penyimpangan dan pembuat keputusanlah yang mengidentifikasi penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan. 

5. Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan

Tindakan koreksi dapat dilakukan dalam berbagai bentuk standar dan pelaksanaan diperbaiki dan dilakukan secara bersama.

Adapun jenis dari pengawasan di dalam suatu organisasi, beberapa jenis tersebut adalah pengawasan kualitas dan pengawasan kuantitas. Untuk pengertian lebih lanjut, dapat dilihat penjelasan dibawah ini.

1. Pengawasan Kuantitas

 Pengawasan kuantitas adalah pengawasan yang menimbulkan arus hasil-hasil produksi yang diinginkan secara teratur atau jasa –jasa. Maksudnya adalah, pengawasan kuantitas dilakukan dengan terus memperhatikan bagaimana caranya berbagai-bagai hasil-hasil produksi atau jasa-jasa itu bergerak.

Pengawasan kuantitas dilakukan pada sesuatu yang dapat dihitung dan diukur, seperti bahan mentah, produk atau jasa yang dihasilkan, dan dokumen dari berbagai sumber. Kegiatan ini dilakukan untuk memperoleh, mengolah, dan mendistribusikan barang yang dimaksud dengan cara tepat sesuai perencanaan. Pengawasan kuantitas dilakukan untuk memastikan semua hasil produksi dan jasa selalu tersedia sesuai permintaan konsumen alias tidak habis. Tidak hanya itu, pengawasan kuantitas dilakukan juga guna membantu manajer dalam mengidentifikasi mana hasil produksi yang sudah sesuai rencana maupun tidak sesuai.

Pengawasan kuantitas berkaitan dengan kegiatan inventaris, seperti inventaris bahan mentah, dalam proses, dan barang jadi. Dengan mengontrol ketersediaan barang tersebut, organisasi dapat melakukan proses produksi seefektif dan seefisien mungkin, karena produk yang akan dihasilkan sesuai permintaan, tidak ada bahan mentah terbuang percuma, dan stok barang jadi tidak berlebihan.

2. Pengawasan Kualitas

Pengawasan kualitas merupakan alat manajemen untuk memperbaiki maupun mempertahankan kualitas yang sudah baik, serta menekankan jumlah produk yang rusak.  Fungsi pengawasan ini cenderung bersifat korektif dan preventif guna mendapatkan hasil produksi benar-benar sesuai dan memenuhi kebutuhan konsumen. Dengan kata lain, pengawasan kualitas dilaksanakan tidak lain untuk memenuhi tuntutan untuk memberikan kepuasan terhadap konsumen.

Pengawasan kualitas bersifat relatif dan subyektif. Dalam perspektif quality control, pengawasan kualitas dimaknai sebagai upaya mempertahankan kualitas yang memuaskan sesuai tujuan yang hendak dicapai. Jadi, bukan bagaimana memastikan produk atau jasa memiliki kualitas setinggi mungkin. Dengan sudut pandang tersebut, pengawasan kualitas akan mengecek apakah produk atau jasa yang dihasilkan sesuai dengan harga yang ditetapkan, serta bagaimana produk atau jasa dapat memberikan hasil yang kredibel dan memuaskan.

---

Itulah jawaban seputar fungsi pengawasan kuantitas dan kualitas dalam manajemen. Tapi, perlu kalian ingat bahwa jawaban ini tidak bersifat mutlak, sehingga masih memungkinkan terdapat jawaban lainnya yang benar atau bahkan lebih benar dari jawaban ini.

Semoga bermanfaat untuk kalian semua!